意外に知らない記入と記載の違いとは

「書く」という行為には、

似たような言葉がいくつも存在します。

なかでも「記入」と「記載」は、

書類や書き込みの場面で頻繁に使われる言葉ですが、

その違いをきちんと理解している人は意外と少ないかもしれません。

この記事では、

「記入」と「記載」の意味の違いから使い分け、

実際の例文まで、わかりやすく解説します。

言葉の正しい使い方を知っておくことで、

仕事や日常生活でのミスも減らせるはず。ぜひ最後まで読んでみてください。

 

 

記載と記入の基本的な意味

記載とは何か

「記載」とは、

あらかじめ決められた内容や情報を、文章や表などに記し載せることを意味します。

 

契約書や報告書などで

「下記の事項を記載してください」と書かれているとき、

それは書かれている情報をそのまま書き写す、

あるいは事実に基づいて明確に示す作業を求められているということです。

ここでのポイントは、

「記載」は客観的な情報を、他者が読んでも同じように理解できる形で記す

という性質を持っている点。

誰が見ても誤解がないよう、正確さや網羅性が求められます。

✅たとえば
✔ 契約書に「売買金額」「契約日」などを記載する
✔ 保険の説明文書に「補償内容」が記載されている

記入の定義

一方で「記入」とは、
自分自身の情報や意見を、所定の枠や欄に書き込む行為を指します。

アンケート、申し込み用紙、申請書などでよく使われる表現です。

「記載」が情報の掲載という

“表示的な意味合い”を持つのに対して、

「記入」は“記述的な作業”を意味します。

ここでは、手を動かして実際に書くという行動面が強調されます。

✅たとえば
✔ アンケートに名前や年齢を記入する
✔ 就職願書に志望動機を記入する

両者の共通点

「記載」も「記入」も、
どちらも「書類に情報を書く」という点では共通しています。

ただし、以下のように目的や使い方には違いがあります。

どちらの言葉も
「正しく、わかりやすく伝える」

ために必要不可欠な言葉です。

使い分けを理解しておくことで、

ビジネスシーンでも自信をもって対応できるようになります。

記載と記入の具体的な違い

使い方の違い

「記載」と「記入」は、
日常会話では似たように使われがちですが、

文書の性質や情報の種類によって、使い分けが必要になります。

• 記載：情報を明記して他者と共有するためのもの。

• 記入：情報を自ら書き込む作業そのものに焦点が当たります。

「説明文が記載されたパンフレット」は、
すでに情報が載っている状態。

一方「申込書に氏名を記入してください」は、受け手側に書く作業を促す表現です。

✅簡単な見分けポイント
✔ 他人が用意した情報 → 記載
✔ 自分が書く情報 → 記入

ビジネスシーンにおける使い分け

ビジネスの場面では、
文書のやり取りや書類作成が多いため、

「記入」と「記載」の使い分けはとても重要です。

「記載＝第三者に向けた説明」

「記入＝自分で書く行為」

という基本を押さえると、誤用を防げます。

記載が必要な場面とは

「記載が必要です」と言われた場合は、

単に“書いてください”というよりも、

「情報を明示する義務がある」というニュアンスを含みます。

ビジネス文書や契約関係では、
以下のような場面で使われます。

記載が求められるケース例

• 契約条件

• 特約事項

• 免責条項

• 商品説明

• 注意書き・但し書き

こうした記載は、

後から見返しても一貫性と正確さが保たれる必要があり、
法的効力を持つこともあります。

記入と記載の言い換え

類語の紹介

「記入」や「記載」は、
どちらも“書く”という意味を持つ言葉ですが、

状況に応じて置き換えられる類語もあります。

✅「入力」はパソコンなど機械的な作業に使われる傾向があり、
✅「記述」は自由回答や作文形式などの記載内容に使われることが多いです。

文章での使い方の例

それぞれの言葉を、

実際の文章に置き換えると以下のようになります。

文脈に応じた言葉の使い分けが、丁寧さや正確性につながるのです。

言葉の使い分け方

では、どういう基準で「記入」と「記載」を選ぶのがよいのでしょうか？

以下のような判断基準があります。

✔ 判断のポイント

• 誰が行うのか
  　→ 自分や相手が手を動かして情報を入れるなら「記入」
  　→ 書面に情報が示されている、あるいは示す必要があるなら「記載」

• 何を求めているのか
  　→ 書く行為を指すなら「記入」
  　→ 内容の提示を求めるなら「記載」

この基準をもとに選ぶことで、違和感のない、自然な言い回しが可能になります。

記入と記載の実用例

契約書での記載方法

契約書では、
「記載」は必須情報の明示という意味合いで使われます。

契約内容・当事者の責任・期日などが
明確に文書化されている必要があるため、

事実に基づいた正確な情報の記載が求められます。

✅よく使われる表現

• 「以下の事項を契約書に記載すること」

• 「特約条項として明記・記載する」

また、記載された内容は法的効力を持つ場合もあるため、
用語や言い回しにも慎重さが求められます。

アンケート用紙への記入の仕方

アンケートでは、
名前・年齢・回答欄などを空欄に書き込む形式が多いため、
「記入」が使われます。

ここで大切なのは、指示に従って正確に記述すること。

✅記入の注意点

• 指定された欄にだけ記入する

• 記入漏れや誤記がないよう確認

• 修正の際は二重線＋訂正印が求められる場合も

📝補足：オンラインフォームでは「入力」とも表現されるが、実質的には「記入」と同義で扱われます。

フォームへの正しい入力方法

パソコンやスマホで入力する「フォーム」では、
「記入」や「入力」と表現されます。

特に個人情報や申し込み情報を扱う場合、入力ミスがそのまま反映されるため注意が必要です。

✔ 正しく記入するためのコツ

「記入」は、紙でもデジタルでも共通して

“自分が行う書き込み”という点が重要です。

記載と記入の重要性

書類作成の基本

ビジネスや公的な手続きでは、
正確で抜けのない記載・記入が非常に重要です。

書類は、やりとりや契約内容を可視化・証拠化するものであり、書かれている情報に信頼性が求められます。

✅基本ルール

• 「記載」は情報の提示（事実・条件など）

• 「記入」は本人による情報の記述（名前・日付など）
  → どちらも「間違いがないこと」「読みやすいこと」が前提です。

正確な記入がもたらす影響

たとえ小さな書き間違いや記入漏れであっても、
以下のような実務上のトラブルにつながる可能性があります。

正しく記入することは、
単に書く作業ではなく、
相手に誤解なく意図を伝える手段でもあります。

ビジネスでの信頼関係

記載・記入における丁寧さや正確さは、
そのままビジネス上の信頼度にも影響します。

✅たとえば

• 書類の字が丁寧で読みやすい → 相手に安心感を与える

• 情報に漏れがない → 信頼できる相手として評価される

• 説明文の記載が分かりやすい → 組織内での共有がスムーズになる

逆に、雑な記入や曖昧な記載は、
「仕事が適当」「確認を怠っている」と受け取られることもあるため注意が必要です。

必要事項の明記

氏名と住所の書き方

書類における「氏名」や「住所」は、

本人確認や連絡手段として最も基本かつ重要な情報です。

これらを正しく記入・記載することで、
相手に与える印象や手続きの正確性が大きく変わります。

✅ 氏名記入のポイント

• フルネームで丁寧に書く（略さない）

• 旧字体や異体字がある場合は正式な漢字で

• 誤読されやすい場合、ふりがなをつけるのも有効

✅ 住所記入のポイント

• 番地や建物名まで省略せずに記載

• 郵便番号もあわせて記入

• マンション名・部屋番号は正確に

📌補足：オンライン入力では「丁目」や「番地」を数字表記に変換するフォーマットも多く、自動変換に注意が必要です。

必要な項目を漏れなく記載する方法

書類の指示通りに情報を記載するには、

「全体をよく読むこと」と「見落としを防ぐ確認」がカギになります。

✔︎ 記載漏れを防ぐチェックリスト

• 書類の上部から順に目を通したか

• 必須マーク（※印）を見逃していないか

• 記載済みの欄に二重チェックを入れたか

• 日付や年号の記入ミスはないか（和暦・西暦の違い）

また、見出しのない欄や「自由記入欄」も忘れやすいポイント。

必要事項を「すべて網羅したかどうか」は、
提出前の最終確認で見直しましょう。

空欄の書類はNG

ビジネスや公的な提出書類では、

空欄があること自体がマイナス評価になることがあります。

「未記入＝意図的に省いたのか、単なる見落としか」の判断が難しく、相手側が困るためです。

✅ 空欄を避けるために

• 該当なしの場合も「なし」「－」などと記入

• 不明な点は記載せず問い合わせる

• 意図的に空ける場合は、その旨を記す（例：「該当者なし」）

📝ポイント：「空欄＝何も考えていない」という印象を与えないように、すべての欄を埋める意識が大切です。

具体的な記入例

ビジネスメールでの記載例

ビジネスメールでは、
「記載」は情報を明確に伝える手段として頻繁に登場します。

読み手に誤解なく情報を届けるために、

要点を整理し、分かりやすく記載することが求められます。

✅ よく使われる表現例

• ご希望の日時を以下に記載いたします。

• 添付ファイルに詳細を記載しておりますのでご確認ください。

• 会議の議題を本文下部に記載しております。

📌補足：口頭では「書いてあります」でもOKですが、文書では“記載”の方が丁寧でビジネス的です。

書類での記入方法

書類では、「記入」が必要な場面が非常に多くあります。

特に申請書・申込書・届け出書などは、書き込み作業の正確さが求められます。

✔ よくある記入欄と注意点

📝記入ミスがあった場合の修正方法：
原則として、二重線＋訂正印が必要な場合があります。公的書類は修正テープ不可のケースも多いため、事前確認が安心です。

手書きとパソコン入力の違い

書類への記入は、
手書きとパソコン入力の2種類に分けられます。

それぞれにメリット・デメリットがあり、目的に応じて使い分けが必要です。

✅ポイント：提出先が指定する形式（「手書きで」「PDFで」など）に必ず従うようにしましょう。

記入と記載の誤解

間違えやすい表現

「記入」と「記載」は似ているため、
使い間違いが起きやすい言葉です。

特に、ビジネスメールや申請書の案内文などで、
意図せず違和感のある表現になってしまうケースがよく見られます。

❌よくある誤用例

• 「氏名を記載してください」 → 正しくは「記入してください」
  （自分で書く情報に“記載”を使うのは不自然）

• 「パンフレットに記入されている内容をご確認ください」 → 正しくは「記載されている内容をご確認ください」
  （既に書かれている情報は“記載”）

✅チェックポイント：「誰が」「どんな情報を」「どう扱うか」に着目すると、自然な使い分けができます。

よくある疑問まとめ

言い換えや使い分けに関して、

よくある疑問とその答えをQ&A形式でまとめました。

注意すべきポイント

最後に、
記入・記載の誤用を防ぐための3つの着眼点を紹介します。

✔ 判断のコツ

1. 能動か受動か
   　→「自分が書く」なら記入、「すでに書かれている・載せる」なら記載。

2. 用途が“情報提示”か“記述作業”か
   　→ 相手に提示する情報は記載、自分の手で書くなら記入。

3. 文書の種類に応じて選ぶ
   　→ 契約書・説明書は記載、申込書・アンケートは記入。

このようなポイントを押さえることで、
言葉の使い方に対する信頼感や丁寧さがアップします。

記載と記入の用紙の種類

申込書の記入例

申込書は、必要事項を記入することが前提の文書です。

保険、通信契約、セミナー参加など、利用者が個人情報や希望条件を自ら書き込む必要があります。

✅記入すべき主な項目例

• 氏名（フルネーム）

• 生年月日・年齢

• 住所・電話番号

• 希望プランや内容選択欄（✓チェック式や選択式）

💡注意点：「記入欄が小さい」場合でも略さず丁寧に。枠内に収まらないときは、余白を活用するか、記入欄の外に注釈をつけると親切です。

報告書の記載方法

報告書や議事録などは、
「記載」が主に求められる文書です。

ここでは客観的な事実や出来事を、明確に示すことが目的になります。

✔︎ よくある記載内容

📌補足：「記載」は、後から読み返しても正確に理解できるよう、曖昧な表現を避けるのがポイントです。

各種書類の使い方

「記入」と「記載」は、
それぞれの書類の性質によって自然に使い分けられています。以下のように分類するとわかりやすいです。

書類の目的や作成主体に応じて、自然な使い分けがされています。

書く前に、「誰が」「どのように」情報を扱うかを意識すると、適切な言葉選びができるようになります。

まとめ

「記入」と「記載」は、

どちらも“情報を書く”という意味を含む言葉ですが、

使い方や目的には明確な違いがあります。

• 「記入」：自分で情報を書き込む行為そのもの
  　→ アンケート、申請書、履歴書などで使う

• 「記載」：情報を明示・提示すること
  　→ 契約書、報告書、説明書などで使う

この違いを理解しておくことで、

書類の作成やメールのやり取りがより丁寧で正確になり、

信頼感のあるやりとりが可能になります。

✅ 最後にチェック！

• 書く人が自分 or 他人か？

• 情報は自由記述か、定まった内容か？

• 誰に何を伝えたいか？

言葉の使い分けは、単なるテクニックではなく、
相手への配慮や文章力の一部です。

ぜひ今回の内容を参考に、正しい「記入」と「記載」を使い分けてみてくださいね。